Bedrijven willen meer grip op de keten

Bedrijven lopen tegen de grenzen van hun bedrijfssystemen aan. De turbulente jaren twintig maken pijnlijk duidelijk dat ze onvoldoende controle over hun logistieke ketens hebben. Bedrijven zoeken software die hun ketens als samenhangend geheel laat opereren. Desnoods gaat het volledige IT landschap op de schop waarbij gespecialiseerde pakketten de voorkeur lijken te hebben boven bedrijfsbrede systemen. Het toverwoord is de end-to-end supply chain.

We hebben twintig actuele logistieke-softwareprojecten bestudeerd van bedrijven in uiteenlopende markten, van de maakindustrie tot e-commerce. De voornaamste drijfveer om te investeren in nieuwe software is dat bedrijven meer grip willen op de keten. Die waren ze de afgelopen jaren kwijtgeraakt door wereldwijde schaarste en extreme vraagschommelingen als gevolg van Corona en de Oekraïneoorlog. Andere beweegredenen om te investeren zijn kostenbesparing, groei, introductie van nieuwe diensten en voldoen aan wet- en regelgeving.

Grenzen bereikt

Bedrijven geven aan dat ze tegen de grenzen van hun bedrijfssoftware aanlopen. Als voornaamste tekortkomingen worden genoemd:

• Ondersteuning van bedrijfsprocessen laat te wensen over
• Er is een gebrek aan informatie
• Informatie verschilt tussen afdelingen of is verouderd
• Het is lastig om systemen aan te passen naar eigen behoeften

Daarnaast was in enkele gevallen vervanging nodig omdat de software niet langer ondersteund werd door leveranciers.

De tekortkomingen zorgen dagelijks voor een hoop kunst-en-vliegwerk. Om de spullen toch de deur uit te krijgen, worden er losse tools en handige Excel sheets in het leven geroepen. Deze eilandautomatisering heeft tot gevolg dat niet iedereen binnen het bedrijf over dezelfde informatie beschikt. Vervolgens moeten afdelingen onderling een boel dingen buiten systemen om regelen. Vaak gebeurt dat op het laatste moment wat een boel stress en gedoe oplevert. Of het wordt helemaal vergeten met alle gevolgen van dien. Denk maar aan de klassieke spoedbestelling die in het magazijn doodleuk achteraan de rij belandt.

Alhoewel het onderzoek zich in eerste instantie richtte op bedrijven die een nieuw warehouse-managementsysteem (WMS) zochten, viel direct op dat veel van hen het daar niet bij lieten. Liefst veertig procent vernieuwt het complete IT landschap inclusief ERP en andere systemen. Daar begint de puzzel voor veel bedrijven. Welke puzzelstukjes in hun IT landschap willen ze vervangen en welke kunnen blijven? Hoe maken ze er weer een passend geheel van? Wat is de beste volgorde? Hoe zorgen ze ervoor dat het ook in de tussentijd blijft werken? Veel vragen!

Best-of-breed populair

Wat kunnen we hierover leren uit de bestudeerde cases? Van oudsher zijn er twee opties om bedrijfsprocessen te automatiseren: een bedrijfsbreed ERP of een best-of-breed architectuur met specialistische pakketten en onderlinge koppelingen. In de survey zien we een significante verschuiving naar best-of-breed. Alhoewel 70 procent van de beschouwde cases aanvankelijk gebruik maakt van een bedrijfsbreed ERP met geïntegreerd WMS, geldt dat naderhand nog slechts voor 20 procent. Er is zelfs één groothandel die kiest voor een architectuur zonder ERP. Zij stellen het e-commerce platform centraal aangevuld met specialistische cloudpakketten.

Veel van de bedrijven zijn van mening dat specialistische pakketten hun bedrijfsprocessen beter ondersteunen dan generieke ERP-systemen. Bovendien is het koppelen van bedrijfssystemen eenvoudiger geworden door moderne technieken als webservices. Ten slotte vindt men de risico’s te groot om de nieuwe software in één keer in te voeren en geeft men de voorkeur aan stapsgewijze vervanging van kleinere systemen.

Hoe vervangen bedrijven hun bedrijfssoftware?

De transitie naar een nieuw IT landschap vraagt een weloverwogen aanpak. In slechts tien procent van de cases opteert men voor een big bang waarbij alle systemen tegelijk vervangen worden door nieuwe software. Het voordeel van deze aanpak is dat er geen tussenoplossingen nodig zijn. De meeste bedrijven vinden de risico’s van zo’n rigoureuze stap echter onverantwoord.

De populairste aanpak is het ERP, als een ui, laag voor laag af te pellen. Door telkens functies van het oude ERP over te hevelen naar nieuwe systemen wordt het ERP steeds kleiner. Denk hierbij aan systemen als PIM (producten), CRM (klanten), HRM (personeel), BI (managementinformatie), MES (productie), TMS (transport) en WMS (magazijn). Wat resteert is de kern van het ERP met productieplanning, voorraadbeheer, ordermanagement en finance. Dit maakt het behapbaar om uiteindelijk ook het ERP  te vervangen.

End-to-end supply chain

De survey laat zien dat bedrijven tegenwoordig op een andere manier naar bedrijfssystemen kijken. Logistieke ketens zijn onvoorspelbaarder geworden. De trend is dat bedrijven integrale ondersteuning zoeken voor hun end-to-end (E2E) supply chain van inkoop en productie tot aan levering bij de klant en after sales. Ze vinden dat de huidige software teveel focust op afzonderlijke afdelingen. Bedrijfsprocessen dienen geïntegreerd te zijn en systemen moeten naadloos op elkaar aansluiten. Op deze manier kunnen ze beter omgaan met logistieke verstoringen. Tegelijkertijd zien bedrijven verbeterkansen in customer service, efficiëntie, schaalbaarheid en naleving van wet- en regelgeving. De samenstelling van het toekomstige IT landschap en de weg er naartoe is voor velen nog een puzzel. Toch lijken er best practices te ontstaan waar we ons voordeel mee kunnen doen. Hierover meer in het tweede deel van deze serie over onze survey naar trends in logistieke software anno 2023.