Actieplan voor topprestaties

Sommige magazijnen presteren uitstekend met 99 procent plus perfecte leveringen, gemotiveerd personeel en ze lijken moeiteloos mee te bewegen met veranderingen in de markt. De warehouses onderhouden nauwe samenwerkingen met andere schakels in de keten. Managers spelen belangrijke strategische rollen binnen hun bedrijven en worden gezien als gelijkwaardig met managers van commercie, finance, productie en inkoop.

Andere magazijnen steken daar schril bij af. Hun prestaties zijn middelmatig en onbetrouwbaar. Medewerkers zijn slecht gemotiveerd. Gangen zien er rommelig uit. Managers gaan volledig op in hun dagelijkse routine. Onverwachte gebeurtenissen, last-minute klantverzoeken, vertragingen, het werk lijkt een eindeloze aaneenschakeling van brandjes die geblust moeten worden. Hoe ontsnap je aan die dagelijkse brandweerroutine? En als dat lukt, hoe transformeer je je distributiecentrum dan naar topniveau?

Als adviseur heb ik het voorrecht om in veel magazijnen rond te mogen kijken. Veelal zie ik dingen die ik herken uit andere, goed presterende warehouses. Daarentegen kom ik ook regelmatig afwijkende zaken tegen. Dat kan dan het ei van Columbus zijn, maar doorgaans is het gewoon niet handig en zijn er betere alternatieven. Deze betere alternatieven, ofwel best practices, heb ik verzameld in mijn boek Highly Competitive Warehouse Management. Voorbeelden van best practices zijn prestatiemeting, een flexibel aanpasbaar WMS en het balanceren van pieken en dalen in de keten. Het boek laat zien hoe je stapsgewijs een magazijn verbetert tot topniveau.

Drie valkuilen

De best practices hebben zich bewezen in de praktijk. Door ze in te voeren kun je jouw magazijn optimaliseren. Maar pas op, het is niet verstandig om lukraak aan de gang te gaan. In de praktijk zien we drie valkuilen:

1. 1. Blijven hangen in het brandjes blussen
   2. Nieuwe technologie invoeren voordat processen kloppen
   3. Keteninitiatieven ontplooien vanuit een ondergeschikte positie.

Ironisch genoeg ben je als manager vaak zo druk met het oplossen van dagelijkse problemen dat je geen tijd hebt om problemen op te lossen. Zo blijf je in een vicieuze cirkel ronddolen. Vertwijfeld probeer je dan maar de operationele problemen te lijf te gaan met een nieuw WMS. Als de software echter verouderde processen moet besturen, dan wordt het een lastige implementatie die nauwelijks voordelen oplevert. Het is dus slim om eerst de processen te stroomlijnen – elimineren, combineren, verbeteren – alles wat nodig is om de puinhoop op te ruimen die is ontstaan door jarenlange verwaarlozing. Het motto is: Eerst organiseren, dan automatiseren.

Bovendien speelt een magazijn vaak een ondergeschikte rol binnen een bedrijf en ben je overgeleverd aan de grillen van andere afdelingen. Dit zorgt voor enorme verstoringen die je brandweerhart sneller doen kloppen. Gelukkig heb je zojuist besloten om niet meer in de eerste valkuil trappen. Liever ga je samen met collega’s van andere afdelingen op zoek naar wat het beste is voor het hele bedrijf. Dat is echter moeilijk als het distributiecentrum zich in de underdogpositie bevindt. Het is van belang dat je eerst een sterke magazijnoperatie opbouwt, zodat je klaar bent om als gelijkwaardige partner in de waardeketen te opereren. Alleen op die manier kan een warehouse concurrentievoordeel opleveren.

Actieplan

Je kunt de valkuilen te ontwijken en van jouw warehouse een topmagazijn maken door de best practices in te voeren volgens het onderstaande actieplan:

1. 1. Creëer transparantie voor continue procesverbetering
   2. Introduceer intelligente IT op gestroomlijnde processen
   3. Claim een gelijkwaardige rol in de keten

Ten eerste zorgen topmagazijnen ervoor dat ze niet telkens door problemen overvallen worden, maar ze tijdig zien aankomen. Dit in tegenstelling tot veel andere magazijnen, waar managers hooguit een grof beeld hebben van prestaties, kosten, knelpunten en servicegraden, maar niets formeel vastligt. Ook voor mensen op de magazijnvloer blijft het dan gissen.

Bewezen managementtools als service level agreements, procesbeschrijvingen, activity-based costing en prestatie-indicatoren zorgen voor transparantie in topmagazijnen. Managers en medewerkers hebben meer inzicht in de operatie -meten is weten- waardoor ze betere keuzes kunnen maken. Bovendien motiveert het hen tot het leveren van goede prestaties en het nastreven van doelstellingen. Managers gebruiken de transparantie in een continue-verbetercyclus: Identificeer wat er mis gaat, voer verbeteringen door, meet de effecten en stuur bij indien nodig.

Ten tweede hebben topmagazijnen goed werkende IT-systemen met uitgebreide functies. Veel andere magazijnen worstelen met IT. Vaak zie je dat ze proberen om geavanceerde IT-systemen in te voeren voordat processen kloppen. Dit is verleidelijk aangezien managers hopen dat nieuwe systemen hun operationele problemen oplossen. Doorgaans is het tegendeel waar. Implementaties zijn complex en leveren nauwelijks winst op.

Topmagazijnen benutten de gecreëerde transparantie om eerst hun processen te stroomlijnen voordat ze allerlei intelligente IT introduceren. Bovendien starten ze met eenvoudige IT-systemen die ze gebruiken om hun processen op orde te brengen. Ze beperken zich in eerste instantie tot de aansturing van werkzaamheden en een goede tracking & tracing. Geavanceerde tools voor bijvoorbeeld capaciteitsplanning, prioriteitssturing en ketenafstemming volgen later als het magazijn er daadwerkelijk aan toe is.

Ten derde hebben topmagazijnen een gelijkwaardige positie in de supply chain. Veel andere magazijnen bevinden zich daarentegen in een ondergeschikte rol en zijn speelballen van de afdelingen Inkoop, Productie en Verkoop. Die afdelingen plannen allerlei acties en het magazijn moet de goederenstromen maar in goede banen zien te leiden. Het gevolg is dat individuele belangen prevaleren boven het ketenbelang.

Topmagazijnen gebruiken hun transparantie en intelligente IT om van het warehouse een sterke schakel in de keten te maken, zowel binnen als buiten het bedrijf. Het magazijn levert uitstekende diensten en kan helder aangeven wat de effecten zijn van beoogde keteninitiatieven. Het warehouse is een gelijkwaardige gesprekspartner en weegt samen met andere afdelingen de afzonderlijke belangen af tegen het ketenbelang. Dit maakt het makkelijker om initiatieven uit te rollen die de hele keten sterker maken.

Maturity Scan

Voordat je aan de slag gaat, is het interessant om te weten hoe volwassen je magazijn nu al is. De online Warehouse Maturity Scan bepaalt de volwassenheid van jouw magazijn of distributiecentrum door te meten in hoeverre je best practices toepast in transparantie, IT en ketensamenwerking.

Om spoilers te voorkomen stel ik voor dat je eerst de scan zelf invult voor je eigen magazijn en daarna pas deel 2 van dit tweeluik leest.

Highly Competitive Warehouse Management

Het boek Highly Competitive Warehouse Management van Jeroen van den Berg ontrafelt de geheimen van topmagazijnen en laat zien hoe ze concurrentievoordeel creëren voor bedrijven. De auteur presenteert een systematisch maar flexibel actieplan voor de stapsgewijze verbetering van magazijnen naar topniveau.