Agile Warehousing

Er staan ons deze eeuw wederom roaring twenties te wachten boordevol logistieke verrassingen. Hoe kun je je warehouse hierop voorbereiden? De beproefde Lean en Six Sigma methodieken bieden geen uitkomst of werken zelfs averechts. De tegenhanger van de lean supply chain is de agile supply chain (Hau Lee, 2002). Agility, ofwel wendbaarheid, is het vermogen om je snel en gemakkelijk aan te passen aan veranderende omstandigheden. Het helpt je om grote, of kleine, verstoringen beter de baas te kunnen.

Wij pleiten de komende jaren voor agile warehousing. De volgende 9S principes leggen hiervoor het fundament:

1. 1. Strategy
   2. Spirit
   3. Software
   4. Simplicity
   5. Standardization
   6. Specials
   7. Scalability
   8. Slack
   9. Sustainability

Strategy

Door lukraak knelpunten aan te pakken, kom je er niet. Bedenk voor je begint hoe je jouw magazijn agile gaat maken. Zet een stip aan de horizon en beschrijf de strategie om er te komen. Gebruik de resterende acht principes om je strategie af te bakenen. Zorg dat je agile strategie gesteund wordt door het management en andere afdelingen.

Spirit

Uiteraard dient je strategie ook gedragen te worden door je collega’s op de werkvloer. In de jaren tien lieten de koplopers in e-commerce ons zien hoe je continu je bedrijfsvoering aanpaste. In het gros van de magazijnen zijn mensen echter niet gewend aan verandering. Als dan opeens de hele boel op de schop gaat, dan kan dat weerstand geven. Zorg voor een positieve spirit waarbij mensen openstaan voor verandering, gemotiveerd meedenken en in staat zijn zelf veranderingen vorm te geven.

Software

Goede software is onontbeerlijk in turbulente tijden. Actuele informatie helpt je om problemen tijdig te signaleren en alternatieven te identificeren. Bovendien heb je een eenvoudig aanpasbaar warehouse management systeem (WMS) nodig om snel een andere manier van werken in te voeren als omstandigheden daarom vragen.

Geef iemand een scanner en binnen een kwartier kan-ie aan de slag

Simplicity

Het is lastig om gekwalificeerde magazijnmedewerkers te vinden op de krappe arbeidsmarkt. Toch wil je snel nieuwe mensen kunnen inzetten als de werkdruk stijgt. Door werkprocedures simpel te maken, wordt het minder moeilijk om geschikt personeel te vinden en kun je inwerktijden verkorten. Geef iemand een scanner en binnen een kwartier kan-ie aan de slag. Dit vraagt om een gebruikersvriendelijk WMS met heldere sturing en sluitende controles. Toch zullen niet alle processen gesimplificeerd kunnen worden. Bijvoorbeeld goederenontvangst vraagt kennis en accuratesse van medewerkers om voorraadinformatie correct in het WMS te krijgen. Hier blijven ervaren krachten nodig.

Standardization

In turbulente tijden bestaat de verleiding om voor elke behoefte van een klant, leverancier of product snel een oplossing te bedenken. Echter al die uitzonderingen zijn lastig te beheersen. Zeker als er druk op de operatie komt te staan. Het is daarom verstandig om processen zoveel mogelijk te standaardiseren. Vaak ontstaan uitzonderingen door gebrekkige afstemming of ontbrekende informatie. De sleutel ligt dan in de samenwerking tussen afdelingen.

Specials

Helaas is standaardisatie niet altijd mogelijk. Klanten hebben speciale wensen. Producten vereisen extra controles. Vaste leveranciers hebben geen voorraad en alternatieve aanbieders sturen zendingen zonder de noodzakelijke informatie. Uitzonderingen zullen blijven bestaan, zeker de komende jaren. Een praktische oplossing is om werkstations aan de ingaande en uitgaande magazijnprocessen toe te voegen waar je deze specials afhandelt zonder het standaardproces te verstoren. Op de stations kun je ondermeer kwaliteitscontroles uitvoeren, informatie toevoegen of value added services verzorgen.

Scalability

Magazijnen kraken onder de extreme pieken en dalen in vraag en aanbod. Schaalbaarheid is de mate waarin je magazijncapaciteit kunt opschroeven of afbouwen. Bepaal hoeveel “schaalbaarheid” je verwacht nodig te hebben en onderzoek hoe je de grenzen van het magazijn kunt oprekken. Kun je meer/minder mensen inzetten of werktijden verlengen/verkorten als dat nodig is? Zijn er voldoende werkstations, transportmiddelen en handscanners om de topdrukte aan te kunnen en rijden voertuigen elkaar dan niet teveel in de weg? Kun je de capaciteit van gemechaniseerde systemen nog opvoeren? En als de opslagruimte dreigt uit te puilen, kun je dan eenvoudig je toevlucht zoeken tot overflow-warehouses? Of omgekeerd, kun je magazijnruimte tijdelijk aan derden beschikbaar stellen bij leegstand?

Slack

Op het moment dat de coronacrisis uitbrak, waren er bedrijven die op torenhoge voorraden zaten door “slecht” voorraadbeheer. Zij waren spekkoper. Ze konden leveren, terwijl concurrenten nee moesten verkopen. Ga de komende tijd dus niet te krap zitten in voorraden en bedrijfsmiddelen. Zorg dat je voldoende vaste medewerkers hebt. Onderhoud relaties met meerdere leveranciers om uitwijkmogelijkheden te behouden. Bovendien kan wat extra magazijnruimte vast ook geen kwaad. Kortom zorg voor slack in je magazijn zodat je tegen een stootje kunt.

Sustainability

Duurzaamheid, ofwel sustainability, zal eveneens een zwaar stempel drukken op de bedrijfsvoering van de jaren twintig. Strikte milieuwetten, maar ook afnemers of de eigen corporate strategy, zullen vergaande eisen stellen aan duurzaamheid. Nieuwbouwmagazijnen krijgen steeds vaker het duurzame Breeam certificaat. Ook bestaande magazijnen kunnen besparen op energie en verpakkingsmateriaal en de hoeveelheden afval en voorraadderving terugdringen. Maak je duurzaamheidsdoelen concreet en meetbaar zodat ze een vanzelfsprekend onderdeel worden van je bedrijfsvoering.