Waarom bedrijven worstelen met business software

Doe als IKEA of Amazon!

IKEA en Amazon zijn twee uitersten in hun benadering van software. IKEA omarmt standaardisatie en vertrouwt op kant-en-klare software, terwijl Amazon inzet op innovatie en eigen software bouwt. Deze brengt ons bij  een belangrijke vraag over bedrijfssoftware. Welke aanpak is het meest geschikt voor jouw bedrijf: Make or buy? Kortom, ben jij een IKEA of een Amazon?

IKEA

IKEA staat symbool voor standaardisatie. De meubelgigant maakt in al zijn distributiecentra over de hele wereld gebruik van hetzelfde WMS-pakket Astro van Consafe Logistics. De distributiecentra werken volgens een uniforme blauwdruk, waar weinig tot geen ruimte is voor maatwerk. Meerdere keren per jaar voeren ze upgrades uit naar de nieuwste versie van het WMS, wat een aanzienlijke klus is. Deze aanpak zorgt er echter voor dat de software in alle wereldwijde distributiecentra beheersbaar blijft en altijd up-to-date is zowel technisch als functioneel. Dit lijkt een best practice in termen van standaardisatie.

Amazon

Aan de andere kant heeft Amazon zijn eigen WMS van de grond af aan ontwikkeld. In hun op maat gemaakte WMS-software vinden we slimme functies die niet terug te vinden zijn in standaardpakketten. Uiteraard kost het Amazon veel geld en moeite om hun eigen systeem te onderhouden, maar dit stelt hen wel in staat om snel nieuwe optimalisaties door te voeren zonder afhankelijk te zijn van softwareleveranciers. Ook dit lijkt een best practice.

Standaardpakketten

Het blijkt dat er niet één ultieme aanpak is, maar eerder twee effectieve benaderingen. Laten we eerst dieper ingaan op standaardpakketten. Tegenwoordig zijn er tal van kant-en-klare WMS-pakketten op de markt. Vroeger kozen bedrijven soms voor zelfbouw omdat ze geen geschikt pakket konden vinden, maar moderne pakketten bieden veel meer mogelijkheden. Via parameters, business rule engines en workflow tools kunnen uiteenlopende werkwijzen en besturingsregels worden geconfigureerd. Dit biedt de mogelijkheid om processen voortdurend aan te passen aan toekomstige marktontwikkelingen of nieuwe inzichten. Daarnaast leveren WMS-leveranciers regelmatig nieuwe versies van hun software, waardoor het WMS technisch en functioneel up-to-date blijft.

Keerzijde

Toch heeft het gebruik van standaardpakketten ook z’n nadelen. Bedrijven moeten hun processen afstemmen op de mogelijkheden van pakketten. Ook al bieden ze tal van opties, het kan voorkomen dat een gewenste functie niet beschikbaar is in het pakket. In dat geval moeten er compromissen worden gesloten in de manier van werken of maatwerk worden toegevoegd aan het pakket. Dit is waar het vaak misgaat. Bedrijven willen geen concessies doen en laten allerlei maatwerk bouwen op het pakket. Het probleem hierbij is dat dit maatwerk geen deel uitmaakt van de standaardsoftware en daarom niet automatisch wordt bijgewerkt in toekomstige upgrades. Zodoende kan de software na verloop van tijd verouderd raken, wat aanpassingen steeds lastiger en kostbaarder maakt. Bedrijven kunnen geen kant op. Ze genieten niet van de voordelen van zelfbouw, noch van die van standaardsoftware. Dit is helaas een veelvoorkomend probleem.

Continue Optimalisatie

Logistieke processen worden niet eenmalig ontworpen om vervolgens jarenlang onveranderd te blijven. Marktontwikkelingen, veranderende assortimenten, technologische vooruitgang en nieuwe managementinzichten vereisen voortdurende optimalisatie van magazijnprocessen. Daarvoor is een flexibel WMS nodig dat gemakkelijk kan worden aangepast, iets wat zowel IKEA als Amazon goed hebben begrepen.

Maatwerk

Bij de implementatie van standaard WMS-pakketten zien we in de praktijk regelmatig dat maatwerk wordt gebouwd. Kijk echter kritisch of het maatwerk nodig is:

1. Bad practices: Bestaande werkwijzen kunnen verouderd raken. Pakketten combineren vaak de best practices van veel magazijnen, zodat er vaak een beter alternatief bestaat voor jouw “bad practice”. Het is van cruciaal belang om kritisch te kijken naar je eigen proces en de opties binnen het pakket te vergelijken.
2. Unhappy flow: Naast de normale “happy flow” zijn er altijd uitzonderingen en problemen die zich af en toe voordoen. Het WMS moet deze “unhappy flow” ondersteunen, maar dit hoeft niet per se efficiënt te gebeuren. Het is vaak verstandiger om de energie te richten op het voorkomen van uitzonderingen.
3. Interfaces: Het WMS communiceert met externe systemen. Deze systemen verzenden verschillende berichten met uiteenlopende structuren en informatie. Om systemen met elkaar te laten communiceren, zijn vaak aanpassingen nodig. Een best practice is om een integratieplatform te gebruiken dat systemen koppelt en berichten vertaalt naar de bekende formaten van de betreffende systemen. Op deze manier kan het WMS communiceren volgens zijn eigen formaat en is maatwerk overbodig.
4. Specials: Er zijn altijd specifieke aspecten die uniek en essentieel zijn voor jouw bedrijf. Deze moeten uiteraard goed worden ondersteund door het WMS. Hiervoor kan het verstandig zijn om wel maatwerk te laten ontwikkelen.

Make or buy?

Aan het begin van deze blog stelden we de vraag: Make or buy? Het antwoord is dat beide opties valide zijn zolang je maar de flexibiliteit behoudt om je processen te kunnen blijven optimaliseren. Een onderzoek onder grote logistieke dienstverleners naar het gebruik van WMS laat zien dat ze vaarwel zeggen tegen verouderde WMS-pakketten met veel maatwerk, maar ook afstappen van zelfgebouwde software. Het lijkt erop dat het behouden van flexibiliteit op de lange termijn ook uitdagend kan zijn voor degenen die zelf bouwen.

Ben je een Amazon of een IKEA?

Welke keuze het beste bij jouw bedrijf past, hangt af van de vraag of je meer lijkt op Amazon of IKEA. Vaak zal een standaardpakket de beste oplossing bieden, omdat moderne pakketten veel mogelijkheden bieden. Het is echter van cruciaal belang om het maatwerk te beperken tot aspecten die uniek en essentieel zijn voor je bedrijf. Voor bedrijven die voorop willen lopen in logistieke innovatie, kan zelfbouw de voorkeur hebben. Dit betekent dan wel dat je zelf de motor achter de innovatie zult moeten zijn. De keuze tussen zelfbouw en standaardsoftware hangt dus af van de doelstellingen van je bedrijf. Zolang je echter de flexibiliteit behoudt om je processen voortdurend te optimaliseren, kunnen zowel zelfbouw als pakketsoftware succesvolle keuzes zijn.