Op een schaal van 0 tot 100 scoorden de palletmagazijnen van Portena 65 punten. Met een nieuw warehouse management systeem moet de score hoger worden.

‘We liepen achter de feiten aan', luidt het kernachtige antwoord van Harry Hoogenberg op de vraag wat er mankeerde aan de magazijnen van Portena Logistiek. De operationeel directeur doelt dan met name op de hallen die ruimte bieden aan 40.000 pallets, vaak gevuld met levensmiddelen of andere consumentenproducten. In deze hallen draaide een tien jaar oud warehouse management systeem (WMS) dat nog werkte zonder barcodescanning. Als één van de reachtruckchauffeurs een pallet uit de stellingen haalde om op transport te zetten, werd dat bijvoorbeeld pas aan het eind van de dag op kantoor in het WMS geregistreerd. Het duurde dus vaak uren voordat die stellinglocatie weer werd vrijgegeven. Met name op de piekmomenten, als het magazijn vol is, zorgde dat wel eens voor stagnatie bij de Friese logistiek dienstverlener. ‘Dan wil je dat vrije locaties zo snel mogelijk weer bezet kunnen worden met binnenkomende pallets. Dat kon niet met dit systeem', vertelt Hoogenberg. 

Portena besloot in 2008 adviseur Jeroen van den Berg van Jeroen van den Berg Consulting om raad te vragen. Van den Berg heeft in zijn boek ‘Integral Warehouse Management' beschreven hoe bedrijven volwassener kunnen worden in het beheer van hun magazijnen. Hij legde Portena langs de meetlat, waaruit bleek dat de palletmagazijnen in Heerenveen voor 65 procent ‘state of the art' waren. Dat is iets lager dan de 75 procent voor de fietsenmagazijnen, de hallen met 60.000 locaties waar al wel met barcodescanning wordt gewerkt. ‘De score geeft aan dat we in beide types magazijnen nog stappen kunnen maken, alleen in de palletmagazijnen nog wat meer', stelt commercieel directeur Henk Haandrikman van Portena. ‘We streven ernaar om voor 90 tot 95 procent state of the art te worden. We willen kwaliteit leveren en de daarvoor benodigde systemen in huis halen. Maar we hoeven niet voor de troepen uit te lopen. Wij zullen niet snel geld steken in luchtfietserij.' 

Het belangrijkste middel om beter te scoren, bleek een nieuw WMS te zijn. Een WMS dat barcodescanning mogelijk maakt. ‘Daardoor kunnen we straks realtime werken. Als we dan een pallet uitslaan, wordt dat direct in het systeem bevestigd', aldus Hoogenberg. Realtime werken leidt ertoe dat binnenkomende pallets direct op de lege locaties kunnen worden geplaatst. Dat heeft weer tot gevolg dat de expeditieruimte ook beter kan worden benut. 

Met behulp van het nieuwe WMS voert Portena straks ook het dubbelspel in. Reachtruckchauffeurs die een pallet in het magazijn moeten wegzetten, krijgen direct daarna via hun beeldscherm opdracht om een andere pallet mee terug te nemen. Dat voorkomt dat reachtrucks leeg heen en weer rijden. ‘In theorie is dubbelspel ook mogelijk als je met papieren picklijsten werkt, maar dan moet je wel heel goed vooruit plannen. Dat is vrijwel niet te doen. Met barcodescanning wordt dit een stuk eenvoudiger', stelt Hoogenberg.

De opvallendste verandering is echter voicepicking. ‘We hebben enkele klanten waarvoor we orderpicken op colliniveau. Dat betekent dat we goederen moeten picken die soms erg veel op elkaar lijken. Dat leidt tot fouten', zegt Hoogenberg. ‘Te veel fouten', vult Haandrikman aan. ‘Als je in service level agreements een bepaalde servicegraad afspreekt en je haalt die niet, moet je maatregelen nemen. Natuurlijk kun je dan extra controles opzetten, maar dat kost ook tijd. Beter is om bij de basis te beginnen.'

Portena heeft rondgekeken bij verschillende bedrijven die al met voicepicking werken, zoals bij supermarktketen Jan Linders. Ook heeft Hoogenberg het principe in het eigen magazijn getest, simpelweg door pickopdrachten aan een collega voor te lezen. ‘Voordeel is dat je telkens moet bevestigen waar je staat en wat je pickt. Onze ervaring is dat voicepicking fouten voorkomt en de orderpicker heeft z'n handen vrij.'     

Het traject om de magazijnen voor 95 procent state of the art te maken, begon met de samenstelling van het projectteam en het maken van een planning. Met hulp van Van den Berg werden alle bestaande en gewenste nieuwe processen uitvoerig op papier gezet. Vervolgens startte Portena begin 2009 een zoektocht naar een nieuw WMS, die al snel eindigde bij Davanti, de softwareleverancier die ook het oude WMS had geleverd. Haandrikman: ‘Op de vraag of Davanti al onze nieuwe processen kon ondersteunen, kwam een volmondig ja. We hebben vertrouwen in de mogelijkheden die ze hebben.'

In het voorjaar van 2009 startte de daadwerkelijke implementatie van MLS 6.3, de nieuwste versie van Davanti's WMS. Het project is in twee fases opgeknipt. In de eerste fase wordt in feite alleen de administratie op het nieuwe systeem overgezet. De werkwijze verandert dan nog niet. Dat gebeurt pas in fase twee, wanneer ook barcodescanning en voicepicking worden ingevoerd. Fase 1 moet nog deze maand worden afgerond. ‘Alles in één keer veranderen, is misschien wel een stap te veel voor ons', stelt Haandrikman. ‘Bovendien willen we niet in het hoogseizoen starten met een andere werkwijze. Daar beginnen we na de zomer mee', vertelt Hoogenberg, die dit voorjaar zoals altijd grote drukte in de uitlevering van fietsen verwacht.   

Eind dit jaar moet het gewenste niveau in de palletmagazijnen zijn bereikt. Haandrikman en Hoogenberg twijfelen niet over de goede afloop. ‘Het stroomlijnen van onze processen leidt tot betere prestaties en minder fouten. We zijn ervan overtuigd dat we de investeringen terugverdienen.'

Lees hier Realtime Warehouse voor Portena in PDF formaat.