Hoe is het gesteld met de extra’s die WMS bieden ten opzichte van ERP? In welke gevallen heb je een apart WMS nodig en hoe zit het met de besparingen die je daadwerkelijk behaalt versus de verwachtingen vooraf? En levert een ERP meer en betere management informatie als een WMS? Die vragen werden voorgelegd tijdens dit IMCC-café.

Stelling 1: Welke extra’s biedt WMS?

Jeroen van den Berg (Jeroen van den Berg Consulting): “WMS en ERP groeien naar elkaar toe. Aan de ene kant richten ERP-leveranciers zich, vanwege de extra omzet, steeds meer op functionaliteiten die eigenlijk binnen WMS / TMS vallen. Vreemd is die ontwikkeling niet, omdat het zeker voor de ERP-leveranciers die al een klantrelatie hebben met bedrijven vrij eenvoudig is om deals te maken voor de afname van andere pakketten dan ERP.”

Jan Heijblom (Manhattan Associates): “Dat is absoluut waar. ERP software is immers al verkocht. Maar het is ook afhankelijk van sommige, wat carrière gerelateerde, aspecten. Daar bedoel ik mee dat veel managers van bedrijven ervoor kiezen om eerst een ERP te selecteren en daarna eventueel een aanvullend WMS aan te schaffen. Zelf heb ik ook ooit met dat bijltje moeten hakken. Als manager van een middelgroot bedrijf wilde ik ook het liefst één pakket hebben. Maar er bleken voldoende nadelen te zitten aan die keuze. De beperking tot zo weinig mogelijk verschillende pakketten is vanuit bedrijfspolicy goed te begrijpen, maar het is niet altijd de meest verstandige keus.”

Willem Wijnia (Centric) kan zich wel vinden in opmerkingen van Heijblom en Van den Berg. Wijnia: “In de IT-wereld gaat het gros eerst voor SAP, dat past goed binnen de bedrijfspolicy en waarom zou je dan daarna niet proberen ook een WM-module te gebruiken voor je warehouse werkzaamheden. Dat is toch een soort van WMS-lite.”

Arthur Monteiro van Jéwéret heeft de indruk dat de scheiding tussen ERP- en WMS-leveranciers minder scherp is dan eerder in de discussie gesteld. Monteiro: Mijn indruk is juist dat ERP-leveranciers steeds vaker deals sluiten met WMS-leveranciers.” Met die veronderstelling is Heijblom het maar deels eens: “We hebben in een enkel geval wel een deal met een ERP-leverancier, zoals met Axapta, maar de meeste ERP-leveranciers hebben toch een holistische inslag.”

Wijnia: “Volgens mij worden de keuzes voornamelijk bepaald door de kosten van aanschaf. Een klant zal zelden kiezen voor een duurder pakket omdat het sneller kan worden geïmplementeerd. Hij geeft ook niet aan dat hij voor een bepaald WMS kiest omdat hij er meer mee kan produceren. Al die kosten worden op voorhand zelden meegenomen in de calculatie. WM-modules van ERP-pakketten zijn populair, maar voor veel bedrijven bieden ze te weinig toegevoegde waarde.”

Richard Bos (Jéwéret): “In de software van bijvoorbeeld SAP zitten zeker veel mogelijkheden, maar de vraag die ik me altijd stel is hoeveel mogelijkheden je gebruikt.”

Bert IJff hanteert bij Kardex een andere strategie. IJff:“ Wij beginnen met het neerzetten van een opslagsysteem en dat sturen we aan met software. Nu zie je een ontwikkeling opkomen naar management informatie systemen. Die zijn eenvoudig te koppelen aan een ERP. Zeker als ze standaard zijn. We streven er dan ook naar om voor zoveel mogelijk standaardsoftware door de leverancier te zijn gecertificeerd. Het betekent meer werk.”

Verwachtingen

Discussieleider Heres Stad (vakblad Logistiek) probeert de discussie wat bij te sturen met de vraag of een aangeschaft WMS doorgaans voldoet aan de verwachtingen die klanten erover hadden. Monteiro geeft niet direct antwoord op de vraag, maar schetst een situatie die door vele leidinggevenden binnen bedrijven zal worden herkend.

Monteiro: “Je wilt als bedrijf een oplossing hebben op lastige vragen van klanten. Dat was het vroeger en nu klanten nieuwe wensen hebben is het dat nog steeds. Het kan best zijn dat je die problemen met oude of simpele software kunt oplossen, op dat moment zijn upgrades ook niet nodig.”

Heijblom: “Wij komen toch nog vaak tegen dat bedrijven nu worstelen met software waar ze jaren geleden overtuigend voor hebben gekozen.”

Monteiro (Jéwéret): “Stel je voor dat je fuseert. Je WMS is in orde, maar binnen de visie van het nieuwe bedrijf past het niet. Op het hoogste niveau moet je dan toch gaan nadenken over de strategie die je op ERP dan wel WMS gebied wilt voeren.

Als kenner van de WMS-markt doet Wijnia nog een duit in het zakje: “Je moet als koper van een WMS weten dat een WMS uitgaat van bepaalde verwachtingen in een ERP. Een ERP moet bepaalde functionaliteiten hebben om aan een WMS te kunnen worden gekoppeld.”

Monteiro: “En als je dat niet beseft kan het zomaar zijn dat je net zoveel tijd kwijt bent aan het maken van de interfaces als aan het eigenlijke implementatieproces.” Van den Berg: “Normaal gesproken horen de beide systemen eenvoudig aan elkaar gekoppeld te kunnen worden.” Monteiro: “Zonder ERP kun je ook niet, dat heb je nodig voor het goed afhandelen van alle zaken die met verkoop te maken hebben.”

Heijblom: “Dat er op ERP gebied meer verandering zichtbaar is, komt doordat bijna alle bedrijven die een WMS nodig hebben er al een hebben. Ook zie je dat veel klanten worstelen met het multi-channel vraagstuk. Met een simpele WM-module is dat soms lastig op te lossen, met een goed WMS voorzien van uitgebreidere configuratiemogelijkheden zou een klant sneller kunnen inspringen op deze veranderingen.”

Monteiro: “Maar een uitgebreid WMS is niet altijd de oplossing. En zet je die software op elke locatie in of kun je beter per locatie een geschikt systeem zoeken? Wat wij het liefst willen is de voorraad van vier dc’s in een truck stoppen. Daarnaast willen we flexibele picking locaties, automatisch kunnen aanvullen van bulk naar pick. Dat kan alleen met een advanced systeem, maar welk systeem?”

Stelling 2: Managementinformatie, liever uit ERP dan uit WMS?

Van den Berg: “Volgens mij doet de kwaliteit van de gegevens die je uit een WMS haalt niet onder voor die uit een ERP.”

Wijnia: “Dat hangt er helemaal vanaf welke info je als manager nodig hebt. Én welke info ben je van plan om door te geven en op welke manier wil je de info overbrengen?”

Volgens Heijblom is de beste managementinfo de informatie die uit beide bedrijfssystemen afkomstig is: “Informatie die vaak een beetje hybride is.”

Van den Berg: “Je hebt voor een goed beeld van de magazijnprestaties informatie uit beide systemen nodig. Stel een klant ontvangt een verkeerde zending, dan zal er een klacht in het ERP worden ingevoerd terwijl de fout is gemaakt op de warehousevloer.”

Heijblom: “En als je die balans hebt gevonden, dan moet je je dus gaan afvragen waar het optimum zit.”

Op de vraag van de discussieleider hoe de beschikbare info uit het systeem wordt gehaald wordt door Monteiro enthousiast ingehaakt. “Misschien is de vraag hoe je het uitlegt aan personeel misschien nog wel belangrijker. De in ERP / WMS aanwezige standaard rapportages kunnen handig zijn, maar je moet de boel wel goed inrichten.”

Wijnia ziet wel een steeds grotere behoefte ontstaan aan info.

Heijblom: “Het zal overigens wel even duren voordat de verspreiding van managementinfo in alle lagen van een bedrijf wordt geaccepteerd, ook op managerniveau.”

Bos: “En dan nog, je kunt een rapport maken, er zijn nog erg weinig mensen die echt wat zinnigs doen met dat rapport. Bovendien is een manager bang om te worden afgerekend op prestatie-indicatoren.”

Wijnia: “Bij grotere ondernemingen worden er speciaal mensen aangesteld om zich puur met KPI’s bezig te houden. En op de conclusies die aan de hand van rapporten worden getrokken horen verbeteracties te volgen.”

Richard Bos: “De vraag is of dat gebeurt?” Van de Berg bevestigt dat: “Uit vLm-onderzoek naar prestatie-indicatoren onder ruim honderd bedrijven is gebleken dat ze gemiddeld slechts de helft van de best practices toepasten.”

IJff: “Volgens mij is er een behoefte ontwikkeld om slimmer met ruimtes om te gaan. Managers vragen zich af hoe ze sneller en handiger kunnen verzamelen, hoe kun je sneller werken met dezelfde mensen. En die ontwikkeling is ook zichtbaar bij kleinere bedrijven die alleen een financieel pakket hebben.”

Van den Berg: “Neem daarbij de grote hoeveelheid informatie die RF met zich mee heeft gebracht.”

Bos is nog niet overtuigd van alle beschikbaar gekomen cijfers. Bos: “Ik blijf van mening dat je niet zo snel een WMS nodig hebt om te zien dat je stellingen leeg zijn. In de eerste plaats moet je logisch nadenken.”

Wijnia: “KPI’s werken ook alleen dan wanneer je ze kunt koppelen aan een magazijn.”

IJff: “Ik snap de scepsis wel. En helemaal waar het een investering betreft. Is er voor alle software een ROI gegarandeerd? Er is veel energie gestoken in hoe een systeem moet werken, maar is de investering daarna nog wel terug te verdienen? En als dat het geval is, wordt achteraf zelden de vraag gesteld of de ROI ook is gehaald.”

Bos: “Bij ons waren ze er zelfs vooraf al scherp op. Het kostte de nodige moeite om te beargumenteren dat een nieuw WMS noodzaak was.”

Van den Berg: “Het beste is te beginnen met een goede voorbereiding, en als projectteam moet je dan ook het lef hebben je te committeren aan de te verwachtte besparingen. Goede middenklasse software volstaat vaak, mits er maar slim geconfigureerd wordt.”

Bos: “Toch denk ik dat je beter Jan Lammers in de kever van mijn oma kunt zetten dan mijn oma in een Formule 1 wagen.”

Jan Heijblom: “Er zijn zoveel gebieden waar een goed WMS invloed heeft, en als je daardoor exact weet hoeveel je hebt, dan heb je altijd minder.” Kunnen er met geavanceerde systemen mensen worden gespaard?

Het gesprek komt uiteindelijk uit op het gevolg voor de mensen achter de systemen.

Bos: “Kunnen besparen op mensen is interessant.”

Heijblom: “Toch mag je niet zover gaan dat je nee moet verkopen.”

Monteiro: “En je moet je tenslotte ook realiseren dat als je kunt besparen op mensen, je voor het werken met een uitgebreid WMS ook weer een paar, vaak dure, moet inhuren.”

Bron: Wanneer heb je een apart WMS nodig?